Avertisment pentru directorii financiari și de resurse umane: Transparența digitală ajunge și în zona cea mai sensibilă, salariile

Digitalizarea fiscală ajunge și la salarii: ce înseamnă asta pentru companiile din Cluj

Firmele din Cluj-Napoca și din toată țara ar putea intra, în următorii ani, sub un nou val de verificări fiscale — de data asta pe zona de salarizare. Motivul: statul român și-a construit deja, prin SAF-T, e-Factura și e-Transport, o infrastructură digitală tot mai capabilă să coreleze date din surse multiple, iar zona de payroll pare următoarea în linie.

Potrivit unei analize semnate de Claudia Sofianu, partener și People Advisory Services Leader la EY România, direcția digitalizării fiscale arată clar că datele salariale nu vor rămâne mult timp în afara radarului autorităților, chiar dacă în prezent nu există un proiect oficial de tip SAF-P în România.

SAF-P (Standard Audit File - Payroll) este un standard al OCDE, publicat în 2010, care descrie modul în care datele de salarizare — angajați, venituri, impozite, contribuții sociale, beneficii, perioade de plată — pot fi extrase din sistemele companiilor și puse la dispoziția autorităților sau auditorilor într-un format standardizat.

Analiza subliniază că țara are deja, informal, mai multe piese din acest puzzle: Declarația 112 colectează lunar date despre impozitul pe venit și contribuțiile sociale, iar REGES conține informații esențiale despre contractele de muncă. Combinate cu SAF-T, e-Factura și e-Transport, aceste sisteme arată, potrivit sursei citate, că statul își construiește treptat o capacitate tot mai mare de a corela informații din mai multe direcții.

De ce contează pentru companiile locale

Documentul atrage atenția că, în multe organizații, problema nu este că salarizarea nu funcționează, ci că este gestionată prin sisteme separate — unul pentru pontaj, altul pentru HR, altul pentru payroll și altul pentru contabilitate. Exact ca în cazul SAF-T, diferențele mici tolerate ani de zile ar putea deveni vizibile imediat ce datele ar fi extrase standardizat.

Printre zonele expuse, analiza menționează codificarea beneficiilor, tratamentul indemnizațiilor, calculul contribuțiilor, veniturile angajaților mobili și reconcilierea cu departamentul financiar.

Potrivit EY, subiectul privește direct trei categorii de decidenți:

• directorii financiari – payroll-ul ar trebui inclus explicit în agenda de control financiar și de risc, având în vedere că salariile reprezintă una dintre cele mai mari categorii de costuri dintr-o companie;
• tax managerii – conformarea nu va mai depinde doar de interpretarea corectă a legii, ci de felul în care acea interpretare se reflectă în codificări, reguli de sistem și raportări recurente;
• directorii de HR – politici de beneficii sau modele de lucru flexibile, dacă sunt prost documentate sau codificate greșit în payroll, pot genera expuneri fiscale neașteptate.

Ce urmează

Analiza nu exclude ca România să nu adopte niciodată un SAF-P sub această denumire exactă, ci să continue să dezvolte raportări locale, construite treptat în jurul sistemelor deja existente. Direcția generală, însă, pare greu de contestat: după contabilitate, facturare și transport rutier, salarizarea este următoarea zonă în care autoritățile vor cere, probabil, mai multă transparență digitală.

Recomandarea EY pentru companii, indiferent de domeniu sau județ, este să nu aștepte anunțul oficial al unui eventual SAF-P, ci să își evalueze de pe acum calitatea datelor, controalele interne și modul în care HR, payroll, financiar și tax colaborează.