Firmele se „aruncă” pe AI, dar descoperă rapid că au o mare problemă. Ce au observat IT-iștii de la o mare companie din Cluj după sute de proiecte

Tot mai multe firme vor să folosească inteligența artificială și să automatizeze o parte din munca făcută până acum de angajați, dar multe descoperă rapid că au o problemă mult mai simplă: propriile date nu sunt suficient de bine organizate. Specialiștii companiei IT clujene Evozon au întâlnit frecvent această situație în proiectele realizate pentru firme din numeroase domenii, după peste 100 de implementări finalizate.

Inteligența artificială a ajuns în ultimii ani unul dintre cele mai discutate subiecte în mediul de afaceri. Companiile vor să afle ce activități pot automatiza, unde pot economisi timp și cum pot folosi AI pentru a lucra mai eficient.

Numai că, înainte să ajungă la AI, multe dintre ele se lovesc de o problemă mult mai „pământească”: informațiile sunt împrăștiate prin mai multe programe care nu comunică întotdeauna între ele.

Contabilitatea poate lucra într-o aplicație, gestiunea în alta, magazinul online într-un alt sistem, iar depozitul și logistica pot avea propriile soluții. În unele cazuri, aceeași informație trebuie introdusă manual de mai multe ori.

Asta înseamnă timp pierdut, muncă repetitivă și posibilitatea apariției unor greșeli. Iar atunci când o companie vrea să introducă automatizări sau instrumente bazate pe inteligență artificială, felul în care sunt organizate aceste date devine esențial.

Compania IT din Cluj Evozon implementează de 12 ani Microsoft Dynamics 365 Business Central și a finalizat peste 100 de proiecte pentru companii din producție, agricultură, distribuție, retail, comerț electronic, industria auto și energie.

În proiectele analizate în 2026, automatizarea și inteligența artificială apar tot mai des printre cerințele discutate cu firmele încă din prima etapă.

Ce este un ERP și de ce ar avea nevoie o companie de așa ceva

Pentru cine nu lucrează în IT sau în administrarea unei companii, termenul „ERP” poate să nu spună mare lucru. Explicația este însă mult mai simplă decât denumirea.

Un ERP – Enterprise Resource Planning – este, în esență, un sistem informatic prin care o companie își poate gestiona și conecta o mare parte dintre activități și informații.

Poate reuni date despre comenzi, clienți, produse, stocuri, facturi, contabilitate, depozit, livrări sau producție, astfel încât angajații să nu fie nevoiți să lucreze cu informații izolate în numeroase programe care nu comunică între ele.

Un exemplu simplu este o comandă făcută pe internet. Un client intră pe magazinul online al unei companii, alege un produs, își introduce numele, adresa și datele necesare livrării și plasează comanda.

Dacă sistemele firmei nu sunt conectate, informațiile respective pot ajunge să fie preluate și introduse din nou de angajați în alte aplicații: în programul de gestiune, în sistemul folosit de depozit, la facturare sau în aplicația prin care se face livrarea.

Dacă sistemele sunt integrate, informația poate circula automat de la un pas la altul.

Practic, clientul introduce datele o singură dată, iar acestea pot fi folosite mai departe de sistemele companiei fără ca un angajat să le copieze manual de fiecare dată.

Aici intervine ERP-ul.

O companie poate avea chiar și zece aplicații diferite care trebuie conectate

Una dintre provocările întâlnite de specialiștii Evozon este numărul mare de sisteme informatice pe care unele companii le folosesc deja.

În loc să pornească de la zero, echipa trebuie să analizeze programele existente și să stabilească modul în care informațiile pot circula între acestea și noul sistem.

„În cele mai multe implementări conectăm între patru și zece aplicații care există deja în companie. Configurarea ERP-ului este doar o parte a proiectului. Integrarea datelor și standardizarea proceselor consumă cea mai mare parte din efort”, spune Lavinia Husar, manager al departamentului Microsoft Dynamics în cadrul Evozon.

Cu alte cuvinte, instalarea unui program reprezintă doar o parte din muncă. Partea complicată este ca informațiile unei firme să fie organizate și ca sistemele folosite de diferite departamente să poată „vorbi” între ele.

Introducerea în România a sistemelor e-Factura, SAF-T și e-Transport a accelerat investițiile în sisteme informatice și a crescut, în același timp, nevoia de integrare între aplicațiile utilizate de companii.

Aceleași informații pot fi introduse de mai multe ori de angajați

Problema devine mai ușor de înțeles dacă ne imaginăm activitatea unei firme care vinde produse atât online, cât și în magazine fizice. Firma poate avea un program pentru contabilitate, unul pentru gestiunea stocurilor, un magazin online, un sistem folosit în depozit și alte aplicații pentru curierat și logistică.

Toate acestea au nevoie, într-o formă sau alta, de aceleași informații. Dacă aplicațiile nu sunt conectate, angajații ajung să mute manual datele dintr-un loc în altul.

O comandă primită online poate fi introdusă în sistemul de gestiune, verificată în depozit, preluată pentru facturare și apoi transmisă către sistemul folosit pentru expediere. În plus, informațiile din diferite aplicații trebuie verificate pentru ca firma să se asigure că acestea coincid.

În proiectele Evozon, tocmai aceste trasee sunt analizate înainte de configurarea ERP-ului. Echipa identifică informațiile introduse de mai multe ori, operațiunile repetitive și etapele care ar putea fi automatizate.

Rezultate concrete: cu 40% mai puțin timp în depozit și cu 70% mai puțină introducere manuală a datelor

Unul dintre proiectele implementate de Evozon pentru un producător român de decorațiuni arată concret ce înseamnă conectarea acestor sisteme.

Microsoft Dynamics 365 Business Central a fost integrat cu magazinul online al companiei și cu sistemul folosit pentru pregătirea expedițiilor.

Astfel, atunci când un client plasează o comandă pe internet, aceasta ajunge automat în ERP.

Datele despre client, produsele cumpărate, cantitățile și adresa nu mai trebuie introduse încă o dată de angajați. În același timp, compania poate urmări traseul comenzii de la momentul în care aceasta este plasată până la documentele din ERP, emiterea facturii, livrare și obținerea numărului de urmărire a coletului.

Avantajul este important mai ales atunci când numărul comenzilor crește. Firma poate procesa un volum mai mare fără ca munca administrativă să crească în același ritm.

Un alt proiect a fost realizat pentru un producător din industria alimentară. În acest caz, Business Central a fost conectat cu magazinul online, magazinele fizice, firmele de curierat și operațiunile din depozit.

Angajații din depozit folosesc dispozitive mobile și scanează codurile de bare atunci când recepționează produsele, pregătesc comenzile și fac expedierea.

Produsele și cantitățile sunt astfel verificate în momentul operațiunii, iar informațiile sunt înregistrate direct în ERP, fără să mai fie necesară introducerea lor ulterior într-un alt sistem.

Rezultatele prezentate de companie după implementare sunt importante: timpul de procesare în depozit s-a redus cu 40%, erorile de pregătire și expediere a comenzilor au scăzut cu 25%, acuratețea stocului a crescut cu 20%, iar introducerea manuală a comenzilor și a datelor de transport s-a redus cu 70%.

Asta înseamnă, în termeni simpli, mai puțin timp petrecut de angajați introducând și verificând informații și mai multe operațiuni realizate automat.

De la trei luni la un an pentru implementarea unui astfel de sistem

Aceeași abordare este folosită și pentru companii din producție industrială, industria auto, distribuție sau energie. Procesul începe cu activitatea pe care firma o desfășoară deja. Sunt analizate operațiunile existente, sunt identificate etapele realizate manual și se stabilește ce informații ar putea circula automat între sisteme.

Complexitatea diferă însă foarte mult de la o companie la alta.

Pentru firmele mici și medii, implementarea durează aproximativ trei luni.

În cazul proiectelor mai complexe, care presupun activități de producție, mai multe firme sau integrarea unui număr mare de aplicații deja existente, perioada poate ajunge la șase până la douăsprezece luni. Iar activitatea nu se oprește neapărat în momentul în care noul ERP începe să funcționeze.

Ulterior pot fi optimizate alte fluxuri de lucru, pot fi integrate noi canale de vânzare sau alte aplicații, iar informațiile acumulate pot fi utilizate pentru raportare și, tot mai mult, pentru instrumente bazate pe inteligență artificială.

Firmele vor AI. Dar inteligența artificială are nevoie de informații corecte

Aici apare una dintre marile schimbări observate în ultimii ani. Dacă în trecut companiile erau preocupate în primul rând de digitalizarea unor operațiuni și de mutarea acestora într-un sistem informatic centralizat, apariția AI a schimbat întrebările pe care le pun managerii.

Tot mai multe firme vor să știe ce pot automatiza și, mai ales, dacă informațiile pe care le adună în prezent vor putea fi folosite de inteligența artificială în următorii ani. Microsoft integrează deja funcționalități Copilot în Dynamics 365 Business Central, iar instrumentele bazate pe AI pot utiliza informațiile existente în sistem pentru diferite activități de business.

Dar aici apare problema de la care pornește întreaga discuție.

Inteligența artificială nu poate transforma automat datele slabe în date bune.

Dacă aceeași informație apare de mai multe ori, dacă anumite date lipsesc sau dacă două departamente introduc aceeași informație în moduri diferite, instrumentele care vor folosi ulterior acele date vor prelua și problemele existente.

De aceea, organizarea informațiilor unei companii nu mai este importantă doar pentru activitatea de astăzi. Ea poate influența și cât de eficient va putea firma să folosească instrumentele AI în viitor.

Iar această schimbare se vede deja în discuțiile pe care specialiștii Evozon le au cu firmele.

„Acum câțiva ani discutam în primul rând despre ce procese trebuie mutate în ERP. Astăzi, clienții ne întreabă din faza de analiză ce pot automatiza și dacă datele pe care le adună acum vor putea fi folosite de AI peste doi sau trei ani”, spune Claudiu Crețu, CEO Evozon.

După peste 100 de proiecte implementate, experiența companiei clujene arată astfel o schimbare interesantă: firmele nu se mai întreabă doar cum să digitalizeze ceea ce fac astăzi, ci cum trebuie să-și organizeze informațiile pentru tehnologiile pe care le vor folosi mâine.